Entrepôt

Un carton ne quitte la maison que lorsqu’il est clair ce qu’il contient, d’où il vient et s’il y en avait assez. L’entrepôt tient les stocks à l’emplacement près et consigne chaque mouvement avec son document, son motif et son utilisateur.

La structure, vous la définissez vous-même : des entrepôts par type (entrepôt propre, entrepôt de tiers, consignation, transit ou virtuel), à l’intérieur des zones et des emplacements isolés avec allée, place, niveau et casier. Par entrepôt, vous réglez la stratégie de picking (FIFO, LIFO, FEFO ou manuelle), la méthode de valorisation, le préfixe de code-barres et si un stock négatif est autorisé. Beaucoup d’emplacements d’un coup arrivent par CSV, les étiquettes correspondantes, le module les imprime lui-même. Et ce qui porte du stock ou des emplacements ne peut pas être supprimé par mégarde.

Les mouvements se font de quatre façons : réception, sortie, transfert et retour. Les titres et les ISBN viennent du référentiel titres, les réservations et le lien avec les documents de Commandes & factures, les fournisseurs et les revendeurs du CRM. À la sortie, le motif est fixé, par exemple commande client, exemplaire d’auteur ou de dépôt légal (voir Exemplaires gracieux), pilon ou prélèvement manuel. Avant l’écriture de sortie, il y a une liste de picking avec le prévu et le réel par emplacement.

Ce qui n’est pas là n’est pas oublié. Les quantités ouvertes figurent comme reliquats avec le client, la date promise et la priorité. Si de la marchandise arrive, le module les solde de lui-même selon FIFO ou vous présente d’abord l’affectation dans une boîte de dialogue. Le tableau de bord montre à côté ce qui presse (stocks négatifs, stocks sous le stock minimal, reliquats ouverts), chaque tuile menant à la liste correspondante, plus les entrées et les sorties des 14 derniers jours.

L’inventaire se déroule par étapes : brouillon, comptage, contrôle, comptabilisé. On compte face au stock comptable et on valorise au plus bas des deux valeurs. On retient alors la valeur la plus basse entre la valeur comptable et la valeur de marché. La comptabilisation est volontairement définitive, et cela demande un niveau de droits propre. La liste de comptage et la valorisation sortent en PDF ou en Excel.

Deux cas particuliers restent dans le même module au lieu d’être à côté. Les stocks chez les partenaires commerciaux figurent dans la vue de consignation, agrégés par entrepôt et par titre, avec le plus ancien entreposage et la durée de séjour, assortie d’un seuil d’alerte. Et l’envoi des exemplaires de dépôt légal aux organismes de dépôt est un mouvement de marchandises comme un autre, avec un statut d’en attente à envoyé jusqu’à confirmé.