Αποθήκη

Ένα κουτί φεύγει από τον οίκο μόνο όταν είναι σαφές τι βρίσκεται μέσα, από πού έρχεται και αν υπήρχαν αρκετά από αυτά. Η αποθήκη τηρεί τα αποθέματα ανά θέση και καταγράφει κάθε κίνηση με παραστατικό, αιτία και χρήστη.

Τη δομή την ορίζετε εσείς: αποθήκες κατά τύπο (δική σας, ξένη, παρακαταθήκη, διαμετακόμιση ή εικονική), μέσα σε αυτές ζώνες και μεμονωμένες θέσεις με διάδρομο, θέση, επίπεδο και ράφι. Ανά αποθήκη ρυθμίζετε τη στρατηγική συλλογής (FIFO, LIFO, FEFO ή χειροκίνητη), τη μέθοδο αποτίμησης, το πρόθεμα του barcode και το αν επιτρέπεται αρνητικό απόθεμα. Πολλές θέσεις μαζί μπαίνουν μέσω CSV, τις ετικέτες γι’ αυτές τις τυπώνει μόνη της η ενότητα. Και ό,τι φέρει απόθεμα ή θέσεις, δεν μπορεί να διαγραφεί κατά λάθος.

Οι κινήσεις γίνονται με τέσσερις τρόπους: παραλαβή εμπορευμάτων, έξοδος εμπορευμάτων, μετακίνηση και επιστροφή. Οι τίτλοι και τα ISBN έρχονται από το μητρώο τίτλων, οι κρατήσεις και η σχέση με παραστατικά από τις παραγγελίες & τιμολόγια, οι προμηθευτές και οι έμποροι από το CRM. Στην έξοδο η αιτία είναι ορισμένη, π.χ. παραγγελία πελάτη, αντίτυπο συγγραφέα ή υποχρεωτικής κατάθεσης (δείτε τα δωρεάν αντίτυπα), άχρηστο ή χειροκίνητη ανάληψη. Πριν από την εκροή υπάρχει μια λίστα συλλογής με προβλεπόμενο και πραγματικό ανά θέση.

Ό,τι δεν υπάρχει, δεν ξεχνιέται. Οι ανοιχτές ποσότητες στέκουν ως κράτηση με πελάτη, ημερομηνία δέσμευσης και προτεραιότητα. Όταν μπαίνει εμπόρευμα, η ενότητα τις τακτοποιεί μόνη της κατά FIFO ή σας παρουσιάζει πρώτα την αντιστοίχιση ως διάλογο. Το dashboard δείχνει δίπλα τι πιέζει αυτή τη στιγμή (αρνητικά αποθέματα, αποθέματα κάτω από το ελάχιστο, ανοιχτές κρατήσεις), κάθε πλακίδιο ως άλμα στην αντίστοιχη λίστα, μαζί με τις εισροές και τις εκροές των τελευταίων 14 ημερών.

Η απογραφή τρέχει σε βαθμίδες: σχέδιο, καταμέτρηση, έλεγχος, καταχωρισμένη. Η καταμέτρηση γίνεται απέναντι στο λογιστικό απόθεμα, η αποτίμηση κατά την αρχή της κατ’ ελάχιστον αποτίμησης. Λαμβάνεται μάλιστα η μικρότερη τιμή μεταξύ της λογιστικής αποτίμησης και της αγοραίας αξίας. Η καταχώριση είναι συνειδητά οριστική, και γι’ αυτό χρειάζεται δική της βαθμίδα δικαιωμάτων. Η λίστα καταμέτρησης και η αποτίμηση βγαίνουν ως PDF ή Excel.

Δύο ειδικές περιπτώσεις μένουν μέσα στην ίδια ενότητα αντί δίπλα της. Τα αποθέματα στους εμπορικούς συνεργάτες στέκουν στη σύνοψη της παρακαταθήκης, συγκεντρωτικά ανά αποθήκη και τίτλο, με την παλαιότερη αποθήκευση και τον χρόνο παραμονής μαζί με όριο προειδοποίησης. Και η αποστολή των αντιτύπων υποχρεωτικής κατάθεσης στα σημεία παράδοσης είναι μια κίνηση εμπορεύματος όπως κάθε άλλη, με κατάσταση από εκκρεμές, σε απεσταλμένο, έως επιβεβαιωμένο.