Almacén

Una caja sale de la casa solo cuando está claro qué contiene, de dónde viene y si había suficiente. El almacén gestiona las existencias hasta la ubicación y registra cada movimiento con documento, motivo y usuario.

La estructura la define usted: almacenes por tipo (propio, ajeno, consignación, tránsito o virtual), dentro de ellos zonas y ubicaciones concretas con pasillo, hueco, nivel y compartimento. Por cada almacén se ajusta la estrategia de picking (FIFO, LIFO, FEFO o manual), el método de valoración, el prefijo del código de barras y si se permite existencia negativa. Muchas ubicaciones se crean de golpe por CSV, y las etiquetas correspondientes las imprime el propio módulo. Y lo que tiene existencias o ubicaciones no se puede eliminar por descuido.

Los movimientos se hacen por cuatro vías: entrada de mercancías, salida de mercancías, traslado y devolución. Los títulos y los ISBN vienen del maestro de títulos, las reservas y la referencia al documento de Pedidos & facturas, los proveedores y los distribuidores del CRM. En la salida el motivo está fijado, por ejemplo pedido de cliente, ejemplar de autor o de depósito legal (véase ejemplares gratuitos), destrucción o retirada manual. Antes de dar de baja hay una lista de picking con previsto y real por ubicación.

Lo que no está no se olvida. Las cantidades abiertas quedan como reserva con cliente, fecha comprometida y prioridad. Si entra mercancía, el módulo las resuelve por sí mismo según FIFO o le presenta antes la asignación como diálogo. El panel muestra al lado qué aprieta ahora (existencias negativas, existencias por debajo del stock mínimo, reservas abiertas), cada tarjeta como salto a la lista correspondiente, además de las entradas y salidas de los últimos 14 días.

El inventario transcurre por fases: borrador, recuento, revisión, contabilizado. Se cuenta frente a la existencia contable, se valora según el principio del valor menor entre coste y mercado. Se aplica por tanto el menor entre el valor contable y el valor de mercado. La contabilización es deliberadamente definitiva, y para eso hace falta un nivel de permiso propio. La lista de recuento y la valoración salen como PDF o Excel.

Dos casos especiales se quedan en el mismo módulo en lugar de al lado. Las existencias en los socios comerciales están en la vista general de consignación, agregadas por almacén y título, con la entrada más antigua y el tiempo de permanencia junto con su umbral de aviso. Y el envío de los ejemplares de depósito legal a los organismos receptores es un movimiento de mercancías como cualquier otro, con estado desde pendiente a enviado y hasta confirmado.